E-Rechnung: Ab wann sie Pflicht ist – und für wen
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht, sie auch auszustellen, kommt in zwei Stufen: ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Sie gilt für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B) – mit wenigen klaren Ausnahmen.
Hier findest du die Fristen, die Ausnahmen und die Formate im Überblick – und was du konkret tun solltest, bevor deine Stufe greift. Dieser Überblick ersetzt keine steuerliche Beratung.
Die drei Stufen der E-Rechnungspflicht
Seit 1. Januar 2025
Empfangen können ist Pflicht
Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – unabhängig von Größe oder Umsatz. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür bereits.
Ab 1. Januar 2027
Versandpflicht für größere Unternehmen
Wer im Vorjahr mehr als 800.000 € Umsatz gemacht hat, muss inländischen Unternehmenskunden E-Rechnungen ausstellen. Papier und einfache PDFs sind dann keine Option mehr.
Ab 1. Januar 2028
Versandpflicht für alle
Die Übergangsregelungen enden. E-Rechnungen sind im inländischen B2B-Geschäft der Standard – für jedes Unternehmen, unabhängig vom Umsatz.
Wichtig für die Übergangszeit: Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen noch Papier- oder PDF-Rechnungen versenden, PDF allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers. Danach zählt der eigene Vorjahresumsatz.
Was überhaupt als E-Rechnung gilt
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931 – kein Papier und kein einfaches PDF. Die Empfänger-Software liest Beträge, Steuersätze und Bankverbindung direkt aus den Daten, ohne Abtippen und ohne Texterkennung.
In Deutschland haben sich zwei Formate etabliert:
ZUGFeRD (Factur-X)
Eine normale PDF-Datei mit eingebetteten Rechnungsdaten. Menschen lesen das PDF, Software liest die Daten – eine Datei für beides. Der Standard für Rechnungen zwischen Unternehmen.
ZUGFeRD am Mac erstellen →XRechnung
Eine reine XML-Datei ohne PDF – der Standard für öffentliche Auftraggeber (B2G). Behördenportale verlangen dieses Format seit November 2020.
XRechnung am Mac erstellen →Wer ausgenommen ist
Kleinunternehmer (§ 19 UStG)
Dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit: Du darfst weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen stellen. Empfangen können musst du E-Rechnungen trotzdem.
Rechnungen an Privatkunden (B2C)
Die Pflicht gilt nur zwischen inländischen Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen sind nicht betroffen.
Kleinbetragsrechnungen bis 250 €
Rechnungen bis 250 € brutto sowie Fahrausweise dürfen weiterhin in jeder Form ausgestellt werden.
Bestimmte steuerfreie Umsätze
Für Leistungen, die nach § 4 Nr. 8–29 UStG steuerfrei sind, besteht keine E-Rechnungspflicht.
Was du jetzt tun solltest
- Empfang sicherstellen: Ein E-Mail-Postfach für Rechnungen genügt. Bewahre empfangene E-Rechnungen unverändert auf – die XML-Daten sind das Original.
- Deine Frist kennen: Kleinunternehmer? Dann besteht keine Ausstellungspflicht. Sonst gilt: über 800.000 € Vorjahresumsatz ab 2027, alle anderen ab 2028.
- Früh umstellen statt spät: Viele Geschäftskunden bitten schon heute um E-Rechnungen, weil ihre Buchhaltung sie automatisch verarbeitet. Wer früher liefert, wirkt professioneller – und muss nichts nachreichen.
- Werkzeug wählen, das beides erzeugt: Am einfachsten ist ein Rechnungsprogramm, das PDF und E-Rechnung in einem Schritt erstellt – dann ändert sich an deinem Ablauf nichts.
So erfüllst du die Pflicht mit Qwit
Qwit erstellt am Mac zu jeder Rechnung automatisch das professionelle PDF und die E-Rechnung (ZUGFeRD, Profil EN 16931) – schon im Free-Tarif. Vor dem Export prüft die App wichtige Pflichtangaben und zeigt verständlich, was noch fehlt. XRechnungen für Behörden erstellst du mit Qwit Pro.
Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht.
Bereit für die E-Rechnung.
Ohne neue Komplexität.
Qwit erstellt PDF und E-Rechnung in einem Schritt – kostenlos starten und vorbereitet sein, bevor deine Frist greift.