E-Rechnung: Ab wann sie Pflicht ist – und für wen
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht, sie auch auszustellen, kommt in zwei Stufen: ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Sie gilt für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B) – mit wenigen klaren Ausnahmen.
Für die meisten Selbstständigen kommt der eigentliche Anlass allerdings früher als die eigene Frist. Sobald ein Firmenkunde strukturierte Rechnungen verlangt, hilft der Blick auf die Umsatzschwelle nicht weiter – und viele fragen schon heute danach, weil ihre Buchhaltung E-Rechnungen automatisch verarbeitet.
Hier findest du die Fristen, die Ausnahmen und die Formate im Überblick – und was du konkret tun solltest, bevor deine Stufe greift. Dieser Überblick ersetzt keine steuerliche Beratung.
Die drei Stufen der E-Rechnungspflicht
Seit 1. Januar 2025
Empfangen können ist Pflicht
Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – unabhängig von Größe oder Umsatz. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür bereits.
Ab 1. Januar 2027
Versandpflicht für größere Unternehmen
Wer im Vorjahr mehr als 800.000 € Umsatz gemacht hat, muss inländischen Unternehmenskunden E-Rechnungen ausstellen. Papier und einfache PDFs sind dann keine Option mehr.
Ab 1. Januar 2028
Versandpflicht für alle
Die Übergangsregelungen enden. E-Rechnungen sind im inländischen B2B-Geschäft der Standard – für jedes Unternehmen, unabhängig vom Umsatz.
Wichtig für die Übergangszeit: Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen noch Papier- oder PDF-Rechnungen versenden, PDF allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers. Danach zählt der eigene Vorjahresumsatz.
Was überhaupt als E-Rechnung gilt
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931 – kein Papier und kein einfaches PDF. Die Empfänger-Software liest Beträge, Steuersätze und Bankverbindung direkt aus den Daten, ohne Abtippen und ohne Texterkennung.
In Deutschland haben sich zwei Formate etabliert:
ZUGFeRD (Factur-X)
Eine normale PDF-Datei mit eingebetteten Rechnungsdaten. Menschen lesen das PDF, Software liest die Daten – eine Datei für beides. Der Standard für Rechnungen zwischen Unternehmen.
ZUGFeRD am Mac erstellen →XRechnung
Eine reine XML-Datei ohne PDF – der Standard für öffentliche Auftraggeber (B2G). Behördenportale verlangen dieses Format seit November 2020.
XRechnung am Mac erstellen →Was eine E-Rechnung dagegen nicht braucht: eine digitale Signatur. Die Pflicht betrifft das Format, nicht die Absicherung der Datei. Warum keine Signatur nötig ist →
Wer ausgenommen ist
Kleinunternehmer (§ 19 UStG)
Dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit: Du darfst weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen stellen. Empfangen können musst du E-Rechnungen trotzdem.
Rechnungen an Privatkunden (B2C)
Die Pflicht gilt nur zwischen inländischen Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen sind nicht betroffen.
Kleinbetragsrechnungen bis 250 €
Rechnungen bis 250 € brutto sowie Fahrausweise dürfen weiterhin in jeder Form ausgestellt werden.
Bestimmte steuerfreie Umsätze
Für Leistungen, die nach § 4 Nr. 8–29 UStG steuerfrei sind, besteht keine E-Rechnungspflicht.
Was du jetzt tun solltest
- Empfang sicherstellen: Ein E-Mail-Postfach für Rechnungen genügt. Bewahre empfangene E-Rechnungen unverändert auf – die XML-Daten sind das Original. Lesen kannst du sie trotzdem: Zieh die Datei auf Qwit, dann siehst du sie als gewohnte Rechnung.
- Deine Frist kennen – und deine Kunden: Kleinunternehmer? Dann besteht keine Ausstellungspflicht. Sonst gilt: über 800.000 € Vorjahresumsatz ab 2027, alle anderen ab 2028. In der Praxis entscheidet aber häufig der erste Firmenkunde, der eine E-Rechnung anfordert.
- Früh umstellen statt spät: Viele Geschäftskunden bitten schon heute um E-Rechnungen, weil ihre Buchhaltung sie automatisch verarbeitet. Wer früher liefert, wirkt professioneller – und muss nichts nachreichen.
- Werkzeug wählen, das beides erzeugt: Am einfachsten ist ein Rechnungsprogramm, das PDF und E-Rechnung in einem Schritt erstellt – dann ändert sich an deinem Ablauf nichts.
So erfüllst du die Pflicht mit Qwit
Qwit erstellt am Mac zu jeder Rechnung automatisch das professionelle PDF und die E-Rechnung (ZUGFeRD, Profil EN 16931) – schon im Free-Tarif. Vor dem Export prüft die App wichtige Pflichtangaben und zeigt verständlich, was noch fehlt. XRechnungen für Behörden erstellst du mit Qwit Pro.
Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht.
Bereit für die E-Rechnung.
Ohne neue Komplexität.
Qwit erstellt PDF und E-Rechnung in einem Schritt – kostenlos starten und vorbereitet sein, bevor deine Frist greift.