XRechnung am Mac erstellen
Die XRechnung ist der deutsche Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber: eine reine XML-Datei nach der europäischen Norm EN 16931. Seit November 2020 verlangen Bundesbehörden dieses Format – die meisten Länder und Kommunen ebenso. Mit Qwit Pro erstellst du eine gültige XRechnung direkt am Mac, ohne Web-Formulare und ohne XML-Kenntnisse.
Wann du eine XRechnung brauchst
Sobald dein Auftraggeber eine Behörde oder eine öffentliche Einrichtung ist – ein Ministerium, eine Kommune, eine Hochschule, ein Eigenbetrieb – gehört deine Rechnung in aller Regel als XRechnung eingereicht. Erkennbar ist das meist schon an der Beauftragung: Sie nennt eine Leitweg-ID und den Einreichungsweg.
Anders als bei Rechnungen zwischen Unternehmen gibt es hier kein Wahlrecht und keine Übergangsfristen: Papier oder PDF werden von den Portalen nicht angenommen. Dafür ist der Weg klar definiert – wer die Pflichtangaben beisammen hat, ist in wenigen Minuten fertig.
Das verlangt die XRechnung zusätzlich
Neben den üblichen Rechnungsangaben: die Leitweg-ID des Auftraggebers, deine Bankverbindung, eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer als Kontakt – und häufig die Bestellnummer aus der Beauftragung.
Das prüft Qwit für dich
Vor dem Export prüft Qwit die Pflichtangaben der XRechnung – verständlich formuliert statt in Normsprache. Du siehst genau, was noch fehlt, bevor die Datei entsteht.
In vier Schritten zur fertigen XRechnung
Schritt 1
Behörde als Kunde anlegen
Lege den öffentlichen Auftraggeber wie jeden Kunden an und hinterlege die Leitweg-ID, die dir die Behörde mit dem Auftrag nennt.
Schritt 2
Rechnung wie gewohnt schreiben
Positionen, Beträge, Zahlungsziel – nichts an deinem Ablauf ändert sich. Qwit prüft im Hintergrund die zusätzlichen Pflichtangaben für Behörden.
Schritt 3
Als XRechnung exportieren
Qwit erstellt die XML-Datei im aktuellen XRechnung-Standard. Fehlt noch etwas – etwa Bankverbindung oder Leitweg-ID – zeigt dir die App vor dem Export genau, was.
Schritt 4
Beim Auftraggeber einreichen
Die fertige Datei lädst du im Portal des Auftraggebers hoch oder sendest sie an die genannte Adresse – je nachdem, welchen Weg die Behörde vorgibt.
Und für alle anderen Kunden?
Für Rechnungen an Unternehmenskunden erstellt Qwit automatisch eine ZUGFeRD-Rechnung – PDF und E-Rechnung in einer Datei, schon im Free-Tarif. Wann welches Format verpflichtend wird, zeigt der Überblick zur E-Rechnungspflicht.
Häufige Fragen zur XRechnung.
XRechnung ohne Umwege.
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Mit Qwit Pro erstellst du gültige XRechnungen in Minuten – 14 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte.