Die Begriffe, die dir rund um die E-Rechnung begegnen, in je drei bis vier Sätzen. Jeder Eintrag steht für sich; wo es eine ausführliche Anleitung gibt, führt ein Link dorthin.
Stand: September 2026. Dieser Überblick ersetzt keine steuerliche Beratung.
Rechnungen müssen acht Jahre aufbewahrt werden, ein- und ausgehende gleichermaßen (§ 14b UStG). Bei E-Rechnungen zählt der strukturierte Teil: Die XML-Daten müssen unverändert in ihrer ursprünglichen Form vorliegen. Ein Ordner auf dem Mac oder das Postfach mit dem Anhang reicht laut Bundesfinanzministerium; ein spezielles Archivsystem ist nicht vorgeschrieben.
E-Rechnung empfangen und aufbewahren →B2B, B2C und B2G sagen, wer die Rechnung bekommt: ein Unternehmen, ein Privatkunde oder eine Behörde. Die E-Rechnungspflicht gilt nur zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Privatkunden bekommen weiter PDF oder Papier, Behörden verlangen die XRechnung.
Für wen die Pflicht gilt →CII (Cross Industry Invoice) ist eine der zwei XML-Schreibweisen, in denen eine E-Rechnung nach EN 16931 vorliegen kann. ZUGFeRD nutzt immer CII, die XRechnung wahlweise CII oder UBL. Für dich als Aussteller spielt die Schreibweise keine Rolle, dein Programm wählt sie.
Eine CIUS (Core Invoice Usage Specification) ist eine nationale Anwendungsregel für die europäische Norm EN 16931. Die XRechnung ist die deutsche CIUS: Sie legt fest, welche Felder in Deutschland zusätzlich Pflicht sind, etwa die Leitweg-ID.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das automatisch verarbeitet werden kann (§ 14 Abs. 1 UStG). In Deutschland heißt das in der Praxis: ZUGFeRD oder XRechnung nach der Norm EN 16931. Eine PDF-Datei ohne eingebettete Daten ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung.
E-Rechnung erstellen →Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, Kleinunternehmer eingeschlossen. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür. Die Datei muss aufbewahrt, aber nicht in ein Programm eingelesen werden.
E-Rechnung empfangen und öffnen →EN 16931 ist die europäische Norm, die festlegt, welche Angaben eine E-Rechnung enthält und wie sie strukturiert sind. ZUGFeRD und XRechnung setzen diese Norm um. Eine überarbeitete Fassung (EN 16931-1:2026) ist beschlossen; die XRechnung 4.0 soll sie Ende 2026 mit Übergangsfrist übernehmen.
Factur-X ist der französische Name für ZUGFeRD: Seit Version 2 sind beide Formate technisch identisch. Eine Factur-X-Rechnung ist eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten nach EN 16931.
ZUGFeRD am Mac erstellen →Festschreibung bedeutet, dass eine Rechnung nach dem Ausstellen nicht mehr unbemerkt verändert werden kann. Die GoBD verlangen das für Buchungsbelege. In Qwit heißt der Zustand „abgeschlossen“: Änderungen danach entstehen als neue Version oder als Stornorechnung.
GoBD, Verlauf und Storno in Qwit →Die GoBD sind die Grundsätze des Bundesfinanzministeriums für die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung von Büchern und Belegen in elektronischer Form. Für Rechnungen heißt das vor allem: unveränderbar aufbewahren, nachvollziehbar und lückenlos nummerieren. Die GoBD gelten für alle Rechnungsarten, nicht nur für E-Rechnungen.
Wie Qwit die GoBD unterstützt →Eine Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinn ist eine Rechnung, die der Kunde statt des Leistenden ausstellt (§ 14 Abs. 2 UStG). Sie muss das Wort „Gutschrift“ tragen. Eine Korrektur oder Erstattung ist dagegen keine Gutschrift, sondern eine Rechnungskorrektur oder Stornorechnung.
Pflichtangaben-Checkliste →Ein Hybridformat verbindet eine lesbare PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten in einer Datei; ZUGFeRD ist das gängige Beispiel. Rechtlich führend ist der XML-Teil: Weichen PDF und XML voneinander ab, zählen die Daten.
Warum das XML zählt →Eine Kleinbetragsrechnung ist eine Rechnung bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV). Sie braucht weniger Pflichtangaben und darf dauerhaft als PDF oder auf Papier gestellt werden, auch an Firmenkunden. Ab 250,01 Euro gelten die vollen Pflichtangaben.
Die kurze Liste für Kleinbeträge →Die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) befreit Unternehmen mit geringem Umsatz von der Umsatzsteuer. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber seit 2025 empfangen können. Ihre Rechnungen tragen einen Hinweis auf die Befreiung und folgen der Liste in § 34a UStDV.
Pflichtangaben für Kleinunternehmer →Das Leistungsdatum ist der Zeitpunkt, an dem die Leistung erbracht wurde, und eine Pflichtangabe auf jeder Rechnung. Bei laufenden Leistungen reicht der Leistungszeitraum, etwa ein Monat. Es kann vom Rechnungsdatum abweichen und wird häufig vergessen.
Alle Pflichtangaben →Die Leitweg-ID ist die Adressnummer einer Behörde im E-Rechnungssystem von Bund und Ländern. Sie steuert, bei welcher Stelle eine XRechnung ankommt, und ist dort Pflichtfeld. Du bekommst sie vom Auftraggeber, meist mit der Beauftragung.
XRechnung für Behörden →OZG-RE ist die zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes für XRechnungen. Seit der Abschaltung der ZRE im September 2025 ist sie die einzige Bundesplattform; Länder und Kommunen betreiben teils eigene Portale. Die Plattform nimmt nur reine XML-Dateien an, keine hybriden PDFs.
PDF/A-3 ist die PDF-Variante für die Langzeitarchivierung, die eingebettete Dateien erlaubt. ZUGFeRD nutzt sie, um die XML-Daten in der PDF unterzubringen. Zum Lesen brauchst du nichts Besonderes: Die Datei öffnet sich in jedem PDF-Programm.
Wie ZUGFeRD aufgebaut ist →Peppol ist ein europäisches Netzwerk zum Austausch elektronischer Dokumente, darunter E-Rechnungen. Anbieter, sogenannte Access Points, leiten die Dateien zwischen den Teilnehmern weiter. Für Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland ist Peppol nicht nötig, E-Mail reicht; manche Behörden nehmen XRechnungen darüber an.
Pflichtangaben sind die Inhalte, die eine Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten muss, damit der Kunde die Vorsteuer ziehen kann. Dazu zählen unter anderem Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsnummer, Leistungsdatum und die Aufschlüsselung nach Steuersätzen. Für Kleinbetragsrechnungen und Kleinunternehmer gelten kürzere Listen.
Die Checkliste →Die Rechnungsnummer ist eine fortlaufende, nur einmal vergebene Nummer je Rechnung (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG). Sie darf Buchstaben enthalten und in mehreren Nummernkreisen laufen, etwa pro Kunde oder Jahr. Doppelte Nummern sind ein Fehler; Lücken sind nicht verboten, sollten aber erklärbar bleiben.
Reverse Charge bedeutet, dass der Kunde statt des Leistenden die Umsatzsteuer schuldet (§ 13b UStG). Die Rechnung weist dann keine Steuer aus und trägt den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Typisch bei Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland; dann gehören die USt-IdNrn. beider Seiten auf die Rechnung.
Steuerfälle in Qwit →Eine sonstige Rechnung ist jede Rechnung, die keine E-Rechnung ist: Papier, eine PDF-Datei ohne eingebettete Daten, ein Bild oder der Text einer E-Mail (§ 14 Abs. 1 UStG). Zwischen inländischen Unternehmen ist sie ab 2027 beziehungsweise 2028 nicht mehr erlaubt; für Privatkunden, Kleinunternehmer und Kleinbeträge bleibt sie dauerhaft zulässig.
Reicht die Vorlage noch? →Eine Stornorechnung hebt eine bereits gestellte Rechnung auf: eigene Nummer, negative Beträge, Bezug auf Nummer und Datum der ursprünglichen Rechnung. Danach stellst du bei Bedarf eine neue, korrekte Rechnung. Das ist der saubere Weg, wenn eine abgeschlossene Rechnung falsch war.
Storno in Qwit →Die Übergangsfristen legen fest, bis wann Unternehmen im B2B-Geschäft noch sonstige Rechnungen stellen dürfen: bis Ende 2026 alle, bis Ende 2027 Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Ab 2028 ist die E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen Pflicht. Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist.
Fristen im Überblick →UBL (Universal Business Language) ist neben CII die zweite XML-Schreibweise für E-Rechnungen nach EN 16931. Die XRechnung kann in UBL oder CII vorliegen, ZUGFeRD nur in CII. Programme, die E-Rechnungen lesen, verstehen in der Regel beide.
Validierung ist die technische Prüfung, ob eine E-Rechnung dem Format und den Geschäftsregeln der Norm entspricht. Sie ist keine Pflicht, hilft aber, Fehler vor dem Versand zu finden; das Bundesfinanzministerium empfiehlt, den Validierungsbericht aufzubewahren. Eine bestandene Validierung ersetzt nicht die inhaltliche Prüfung der Rechnung.
E-Rechnung erstellen →Ein Viewer stellt die XML-Daten einer E-Rechnung als lesbare Rechnung dar. Nötig ist er vor allem für XRechnungen, die keine PDF-Ansicht mitbringen. Kostenlose Viewer für den Mac sind Qwit, der Open-Source-Viewer Quba und der Browser-Viewer der Finanzverwaltung bei ELSTER.
Viewer im Vergleich →Die XRechnung ist der deutsche Standard für E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber: eine reine XML-Datei ohne PDF nach EN 16931 mit zusätzlichen deutschen Pflichtfeldern wie der Leitweg-ID. Aktuell gilt Version 3.0.2; Version 4.0 ist für Ende 2026 angekündigt. Qwit Pro erstellt XRechnungen direkt am Mac.
XRechnung am Mac erstellen →Die ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes) war neben OZG-RE die zweite Plattform für XRechnungen an Bundesbehörden. Sie wurde am 19. September 2025 abgeschaltet; Rechnungen an den Bund laufen seitdem über OZG-RE.
ZUGFeRD ist ein hybrides E-Rechnungsformat: eine normale PDF-Datei, in die die Rechnungsdaten als XML nach EN 16931 eingebettet sind. Der Kunde liest das PDF, seine Software die Daten. Für Rechnungen an Unternehmenskunden ist ZUGFeRD die übliche Wahl; Qwit erstellt es bei jedem Export, schon im Free-Tarif.
ZUGFeRD am Mac erstellen →Qwit erstellt PDF und E-Rechnung in einem Schritt und prüft die Pflichtangaben vorher – ohne dass du die Fachbegriffe kennen musst.