Datenschutzerklärung für Qwit (macOS und iOS)

Stand: 17. September 2026

Qwit ist eine Rechnungs-App für macOS und iOS. Der Schutz deiner Daten ist Teil des Produktkonzepts: Qwit arbeitet ohne eigene Server, ohne Konto und ohne Tracking. Deine Rechnungs-, Kunden- und Firmendaten bleiben auf deinen Geräten. Du entscheidest in den Einstellungen, ob sie zusätzlich über deine private iCloud zwischen deinen Geräten synchronisiert werden und ob Qwit Sicherungen in einem Ordner deiner Wahl ablegt. Wir als Anbieter haben zu keinem Zeitpunkt Zugriff darauf.

Diese Datenschutzerklärung erklärt, welche Daten bei der Nutzung von Qwit verarbeitet werden, wo sie gespeichert sind und welche Rechte du hast.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Björn Acker
Emil-Maier-Str. 16
69121 Heidelberg
Deutschland
E-Mail: info@encoder.digital

2. Das Wichtigste in Kürze

  • Keine eigenen Server: Qwit überträgt deine Inhalte an keinen Server des Anbieters. Es gibt kein Benutzerkonto und keine Registrierung.
  • Lokale Verarbeitung: Rechnungen, Angebote, Kunden- und Firmendaten werden ausschließlich auf deinem Gerät verarbeitet und gespeichert.
  • Speicherort wählbar: In den Einstellungen legst du fest, ob deine Daten nur auf diesem Gerät bleiben oder über deine private iCloud-Datenbank bei Apple zwischen deinen Geräten synchronisiert werden. Nur du hast Zugriff — wir nicht.
  • Sicherung in einen Ordner deiner Wahl: Optional legt Qwit Sicherungsdateien in einem Ordner ab, den du bestimmst. Wählst du dafür den Ordner eines Cloud-Dienstes, gelangen die Daten dorthin — diese Entscheidung triffst du.
  • Kein Tracking: Qwit enthält keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Dienste und keine SDKs von Drittanbietern.
  • Einziger Serverkontakt: Die App ruft eine kleine Konfigurationsdatei von unserem Webserver ab (z. B. Versionshinweise). Dabei werden keine Nutzerdaten übertragen.

3. Welche Daten Qwit verarbeitet — und wo sie liegen

3.1 Deine Inhalte (lokale Verarbeitung)

Qwit verarbeitet die Daten, die du selbst in der App anlegst:

  • Firmenprofil: Name, Anschrift, Kontaktdaten, Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Bankverbindung (IBAN, BIC, Kontoinhaber), Firmenlogo, Rechnungsnummernkreise, Textvorlagen und Markenfarbe.
  • Kundendaten: Name, Firma, E-Mail-Adresse, Anschrift, Steuer- und Umsatzsteuer-IDs, Notizen.
  • Rechnungen und Angebote: Positionen, Beträge, Status, Fälligkeiten sowie die daraus erzeugten Dokumente (PDF, E-Rechnung im ZUGFeRD-/XRechnung-Format, XLSX-Übersichten).

Diese Daten werden auf deinem Gerät gespeichert und verarbeitet — darüber hinaus nur dort, wo du es selbst einstellst (Abschnitte 3.2 und 3.4). Auch die Erzeugung von PDFs und E-Rechnungen findet vollständig auf deinem Gerät statt — es werden dafür keine Daten an uns oder Dritte übertragen.

Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der App-Funktionen, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3.2 iCloud-Synchronisation (Apple CloudKit)

In den Einstellungen unter „Datensicherung" schaltest du „Mit iCloud synchronisieren" ein oder aus. Voreingestellt ist eingeschaltet: Solange iCloud auch auf deinem Gerät aktiviert ist, synchronisiert Qwit deine Inhalte (Abschnitt 3.1) über die private iCloud-Datenbank deines Apple-Kontos zwischen deinen Geräten. Dafür nutzt Qwit den Apple-Dienst CloudKit (Container: iCloud.media.encoder.qwit). Ist der Schalter aus, findet keine Übertragung an iCloud statt; die App arbeitet rein lokal weiter.

  • Die Daten liegen in deinem persönlichen iCloud-Speicher. Wir als Anbieter haben keinen Zugriff darauf.
  • Anbieter des iCloud-Dienstes ist Apple (für Nutzer im EWR: Apple Distribution International Ltd., Hollyhill Industrial Estate, Hollyhill, Cork, Irland). Es gelten ergänzend die Datenschutzrichtlinie von Apple und die iCloud-Nutzungsbedingungen deines Apple-Kontos.
  • iCloud-Daten werden bei der Übertragung und auf Apples Servern verschlüsselt gespeichert. Mit Apples Funktion „Erweiterter Datenschutz" (Advanced Data Protection) kannst du zusätzlich eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aktivieren.
  • Du kannst die Synchronisation jederzeit beenden: in Qwit unter Einstellungen → Datensicherung → „Mit iCloud synchronisieren" ausschalten (wirksam nach dem nächsten Start von Qwit), oder indem du iCloud für Qwit in den Systemeinstellungen deines Geräts deaktivierst. Deine Daten auf dem Gerät bleiben dabei vollständig erhalten.
  • Bereits synchronisierte Daten bleiben nach dem Umschalten in deinem iCloud-Speicher, bis du sie dort löschst (Abschnitt 10). Spätere Änderungen in der App werden nicht mehr dorthin übertragen.
  • Die Auswahl triffst du in der Mac-App. Die iPhone-App bezieht ihre Daten ausschließlich über iCloud; bei ausgeschalteter Synchronisation erhält sie keine neuen Daten mehr.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der Synchronisationsfunktion auf Grundlage deiner Auswahl und deiner iCloud-Einstellungen).

3.3 iCloud-Schlüssel-Wert-Speicher

Zusätzlich speichert Qwit wenige technische Statuswerte im iCloud-Schlüssel-Wert-Speicher deines Apple-Kontos: den Startzeitpunkt deiner Testphase sowie Merker wie „Onboarding abgeschlossen" oder „Bewertungshinweis angezeigt". Diese Werte enthalten keine inhaltlichen oder personenbezogenen Angaben und dienen dazu, dass Testphase und Einrichtungsstatus über deine Geräte hinweg konsistent bleiben.

3.4 Automatische Sicherung in einen Ordner deiner Wahl

In der Mac-App kannst du in den Einstellungen einen Ordner für die automatische Datensicherung festlegen. Ohne diese Auswahl ist die Funktion inaktiv.

  • Qwit legt in diesem Ordner Sicherungsdateien (ZIP) ab — kurz nach Änderungen, beim Beenden der App und einmal täglich. Eine Sicherung enthält die Inhalte aus Abschnitt 3.1, einschließlich deiner Kundendaten und der erzeugten Rechnungsdokumente.
  • Wo diese Dateien landen, bestimmst allein du. Wählst du einen Ordner, der von einem Cloud-Dienst synchronisiert wird (zum Beispiel iCloud Drive, OneDrive, Dropbox oder Nextcloud), überträgt dessen Software die Sicherungen an diesen Anbieter. Es gelten dann die Vereinbarungen zwischen dir und diesem Anbieter. Wir als Anbieter von Qwit haben auf die Sicherungsdateien keinen Zugriff.
  • Qwit greift ausschließlich auf den von dir gewählten Ordner zu. Andere Dateien darin werden weder gelesen noch verändert oder gelöscht.
  • Aufbewahrung: Qwit behält die fünf jüngsten eigenen Sicherungen sowie je eine pro Tag der letzten 14 Tage und entfernt ältere eigene Sicherungsdateien aus diesem Ordner.
  • Die Sicherungsdateien sind nicht zusätzlich verschlüsselt. Ihr Schutz hängt davon ab, wo der Ordner liegt und wer darauf Zugriff hat.
  • Du kannst die automatische Sicherung jederzeit in den Einstellungen beenden. Bereits abgelegte Dateien bleiben dann liegen, bis du sie selbst löschst.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der Sicherungsfunktion auf Grundlage deiner Auswahl).

4. Serverkontakt: Abruf der Konfigurationsdatei

Qwit ruft in regelmäßigen Abständen eine kleine, signierte Konfigurationsdatei ab (von useqwit.app, ersatzweise encoder.digital). Sie enthält ausschließlich App-Informationen wie aktuelle Versionshinweise, Hinweise zu neuen Funktionen und die Grenzen der kostenlosen Version.

  • Bei diesem Abruf werden keine Inhalte, keine Kennungen und keine Nutzerdaten übertragen. Es handelt sich um einen einfachen Lesezugriff.
  • Technisch bedingt wird dabei — wie bei jedem Internetabruf — deine IP-Adresse an den Webserver übermittelt. Wir werten IP-Adressen nicht aus und erstellen keine Nutzungsprofile.
  • Es werden keine Cookies gesetzt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, dich über Updates zu informieren und die App aktuell zu halten.

5. Formulare auf der Website (Feedback und Update-Liste)

5.1 Feedback-Formular

Auf unserer Website useqwit.app kannst du uns freiwillig Feedback senden. Dabei verarbeiten wir:

  • Deine Nachricht sowie optional deine E-Mail-Adresse, falls du eine Antwort auf Rückfragen möchtest.
  • Eine pseudonymisierte IP-Kennung (kryptographisch verkürzter Hash) und die gekürzte Browser-Kennung — ausschließlich zur Abwehr von Missbrauch und automatisiertem Spam. Deine vollständige IP-Adresse wird nicht dauerhaft gespeichert.

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS). Die Daten werden auf unserem eigenen Server bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland gespeichert; es sind keine Drittanbieter-Dienste eingebunden, und es werden keine Cookies gesetzt. Wir löschen Feedback-Einsendungen spätestens nach 12 Monaten. Auf Wunsch löschen wir deine Einsendung jederzeit früher (Kontakt siehe Abschnitt 14).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse, Qwit auf Basis deines Feedbacks zu verbessern und das Formular vor Missbrauch zu schützen); für die Beantwortung von Rückfragen über deine freiwillig angegebene E-Mail-Adresse Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

5.2 Update-Liste

Auf useqwit.app/updates und am Ende unserer Startseite kannst du dich freiwillig eintragen, um per E-Mail zu erfahren, wenn es bei Qwit etwas Neues gibt. Dabei verarbeiten wir:

  • Deine E-Mail-Adresse — ausschließlich, um dir Hinweise zu neuen Funktionen und wichtigen Änderungen rund um die E-Rechnung zu schicken. Es gibt keine Werbung, und wir geben deine Adresse nicht weiter.
  • Den Einstiegspunkt deiner Anmeldung (Website oder App), damit wir dir passende Hinweise schicken können.
  • Eine pseudonymisierte IP-Kennung (kryptographisch verkürzter Hash), die gekürzte Browser-Kennung und den Zeitpunkt deiner Anmeldung — zur Abwehr von Missbrauch und als Nachweis deiner Einwilligung. Deine vollständige IP-Adresse wird nicht dauerhaft gespeichert.

Wir verwenden das Double-Opt-in-Verfahren: Nach dem Eintragen bekommst du eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst wenn du ihn anklickst, nehmen wir dich in die Liste auf. Bestätigst du nicht, schreiben wir dir nicht.

Für Verwaltung und Versand nutzen wir Brevo (Sendinblue GmbH bzw. Brevo SAS, 106 Boulevard Haussmann, 75008 Paris, Frankreich) als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Daten werden auf Servern innerhalb der EU verarbeitet. Eine Auswertung deines Öffnungs- und Klickverhaltens findet nicht statt. Die Anmeldung selbst läuft über unseren eigenen Server bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland; das Formular bindet keine fremden Skripte ein und setzt keine Cookies.

Du kannst dich jederzeit abmelden — über den Abmeldelink am Ende jeder Mail oder mit einer kurzen Nachricht an uns (Kontakt siehe Abschnitt 14). Danach löschen wir deine Adresse aus der Liste und aus unserem Anmeldeprotokoll.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (deine Einwilligung durch Eintragen und Bestätigen deiner E-Mail-Adresse); für den Schutz des Formulars vor Missbrauch und den Nachweis der Einwilligung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

6. Käufe und Testphase (Apple App Store)

Qwit Pro kannst du als Abonnement oder Einmalkauf über den Apple App Store erwerben. Die gesamte Kaufabwicklung — einschließlich Zahlungsdaten, Rechnungsstellung und Abo-Verwaltung — erfolgt ausschließlich durch Apple über dein Apple-Konto.

  • Wir erhalten von Apple keine Zahlungsdaten und keine Angaben zu deiner Person.
  • Die App prüft deinen Kaufstatus lokal über das StoreKit-Framework von Apple (Kaufbelege/Transaktionen deines Apple-Kontos).
  • Die kostenlose Testphase startet ohne Registrierung und ohne Zahlungsdaten; gespeichert wird lediglich der Startzeitpunkt (siehe Abschnitt 3.3).

Für die Verarbeitung deiner Daten im App Store ist Apple verantwortlich; es gilt die Datenschutzrichtlinie von Apple.

7. Systemfunktionen

7.1 Kontakte-Zugriff (nur macOS)

Auf dem Mac kannst du Kunden mit Kontakten aus der Apple-Kontakte-App verknüpfen. Dafür fragt Qwit einmalig deine Erlaubnis über die Systemfreigabe ab.

  • Qwit liest dabei ausschließlich: Vorname, Nachname, Firma, E-Mail-Adressen und Postanschriften des verknüpften Kontakts.
  • Der Zugriff ist nur lesend — Qwit verändert deine Kontakte nicht.
  • Die übernommenen Angaben werden wie deine übrigen Kundendaten lokal bzw. in deiner privaten iCloud gespeichert (Abschnitt 3).
  • Du kannst die Berechtigung jederzeit in den Systemeinstellungen unter „Datenschutz & Sicherheit" widerrufen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (von dir aktiv genutzte Funktion nach Systemfreigabe).

7.2 Mitteilungen

Qwit kann dich auf Wunsch an überfällige Rechnungen erinnern. Diese Mitteilungen werden lokal auf deinem Gerät geplant und ausgelöst — es findet kein Versand über Server statt. Die Berechtigung fragst du über die Systemfreigabe an und kannst sie jederzeit in den Systemeinstellungen widerrufen.

7.3 Siri, Spotlight und Kurzbefehle

Qwit stellt App-Funktionen für Siri, Spotlight und die Kurzbefehle-App bereit (z. B. „Überfällige Rechnungen anzeigen" oder „Neue Rechnung anlegen"). Dabei können Rechnungs- und Kundendaten an diese Systemfunktionen von Apple übergeben werden. Die Verarbeitung erfolgt auf dem Gerät im Rahmen deiner Siri- und Systemeinstellungen.

7.4 Teilen und E-Mail-Versand

Rechnungen und Angebote versendest du selbst — über das System-Teilen-Menü oder als vorbereiteten Entwurf in deinem E-Mail-Programm. Qwit übergibt das Dokument dabei lediglich an die von dir gewählte App; ein eigener Versand durch Qwit findet nicht statt. Für den anschließenden Versand gilt die Datenschutzerklärung des jeweils genutzten Dienstes (z. B. deines E-Mail-Anbieters).

7.5 Technische Push-Signale (iCloud-Sync)

Qwit nutzt stille Push-Signale von Apple ausschließlich, um die iCloud-Synchronisation zwischen deinen Geräten anzustoßen. Diese Signale enthalten keine Inhalte und werden nicht als sichtbare Mitteilungen angezeigt.

8. Keine Analyse- und Trackingdienste

Qwit enthält keine Analyse-, Statistik-, Werbe- oder Crash-Reporting-Dienste und keine Software-Bausteine (SDKs) von Drittanbietern. Es werden keine Nutzungsprofile erstellt, keine Werbe-IDs verwendet und keine Daten zu Werbezwecken verarbeitet. Die im App Store hinterlegte Datenschutz-Deklaration der App weist entsprechend „kein Tracking" und „keine erfassten Daten" aus.

9. Empfänger und Übermittlung in Drittländer

Aus der App heraus übermitteln wir keine personenbezogenen Daten an Dritte. Einzige Ausnahme auf unserer Website ist die Update-Liste (Abschnitt 5.2): Trägst du dich dort ein, verarbeitet Brevo deine E-Mail-Adresse als weisungsgebundener Auftragsverarbeiter auf Servern in der EU. Im Rahmen der von dir genutzten Apple-Dienste (iCloud, App Store, Siri) verarbeitet Apple Daten als eigenständiger Dienstanbieter; dabei kann eine Verarbeitung auf Servern außerhalb des EWR, insbesondere in den USA, stattfinden. Apple Inc. ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; damit besteht für diese Übermittlungen ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO).

Wählst du für die automatische Sicherung (Abschnitt 3.4) einen Ordner, den ein Cloud-Dienst synchronisiert, überträgt dessen Software die Sicherungsdateien an diesen Anbieter — je nach Anbieter auch auf Server außerhalb des EWR. Diese Übermittlung veranlasst du mit der Wahl des Ordners; maßgeblich sind die Bedingungen des jeweiligen Anbieters.

10. Speicherdauer und Löschung

Du bestimmst selbst, wie lange deine Daten gespeichert bleiben:

  • In der App: Rechnungen, Angebote, Kunden und Vorlagen kannst du jederzeit in der App löschen.
  • Vollständig: Wenn du die App löschst, werden die lokalen Daten entfernt. In iCloud gespeicherte Daten löschst du zusätzlich über deine iCloud-Einstellungen (iCloud → Speicher verwalten) oder durch Löschen der Daten in der App vor der Deinstallation.
  • Sicherungsdateien: Sicherungen im gewählten Ordner löschst du dort selbst. Sie bleiben auch nach dem Löschen der App liegen; alte Stände räumt Qwit nur auf, solange die automatische Sicherung aktiv ist (Abschnitt 3.4).
  • Bitte beachte: Für Rechnungen können gesetzliche Aufbewahrungspflichten gelten (in Deutschland regelmäßig 8 bzw. 10 Jahre nach HGB/AO). Die Verantwortung für die Einhaltung dieser Fristen liegt bei dir.
  • Feedback über die Website: Einsendungen löschen wir spätestens nach 12 Monaten, auf Wunsch jederzeit früher (Abschnitt 5).
  • Update-Liste: Deine Adresse bleibt gespeichert, bis du dich abmeldest — danach löschen wir sie aus der Liste und aus unserem Anmeldeprotokoll (Abschnitt 5.2). Bestätigst du deine Anmeldung nicht, löschen wir sie spätestens nach 30 Tagen.

11. Deine Rechte

Nach der DSGVO hast du gegenüber dem Verantwortlichen insbesondere folgende Rechte:

  • Auskunft über verarbeitete Daten (Art. 15 DSGVO)
  • Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
  • Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO)

Da Qwit deine Inhalte ausschließlich lokal und in deiner privaten iCloud verarbeitet, liegen uns in aller Regel keine personenbezogenen Daten von dir vor, auf die sich diese Rechte beziehen könnten. Auskunfts- und Löschwünsche zu deinen App-Inhalten erfüllst du direkt in der App bzw. in deinen iCloud-Einstellungen; für Daten bei Apple wende dich an Apple.

Du hast außerdem das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), z. B. bei der Aufsichtsbehörde deines gewöhnlichen Aufenthaltsorts.

12. Deine Verantwortung für Kundendaten

Wenn du in Qwit Daten deiner eigenen Kunden verarbeitest (Namen, Adressen, E-Mail-Adressen), bist du dafür Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Qwit ist dabei ein lokales Werkzeug auf deinem Gerät — vergleichbar mit einer Tabellenkalkulation. Da wir keinen Zugriff auf diese Daten haben, findet keine Auftragsverarbeitung durch uns statt; ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit uns ist daher nicht erforderlich. Für die iCloud-Synchronisation gelten die Vereinbarungen zwischen dir und Apple.

Das gilt ebenso für die automatische Sicherung (Abschnitt 3.4): Legst du Sicherungen in einem Ordner ab, den ein Cloud-Dienst synchronisiert, verarbeitet dieser Anbieter die darin enthaltenen Daten. Ob und welche Vereinbarungen du dafür mit ihm benötigst, richtet sich nach deinem Verhältnis zu diesem Anbieter.

13. Datensicherheit

  • Qwit läuft in der App-Sandbox von macOS bzw. iOS und hat nur Zugriff auf die Daten und Berechtigungen, die du der App gewährst.
  • Die Kommunikation mit iCloud und der Abruf der Konfigurationsdatei erfolgen ausschließlich verschlüsselt (TLS).
  • iCloud-Daten werden bei Apple verschlüsselt gespeichert; optional mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung über „Erweiterter Datenschutz" (Abschnitt 3.2).
  • Sicherungsdateien im von dir gewählten Ordner sind nicht zusätzlich verschlüsselt (Abschnitt 3.4).
  • Die Konfigurationsdatei ist kryptografisch signiert; die App verarbeitet nur Inhalte mit gültiger Signatur.

14. Kontakt bei Datenschutzfragen

Bei Fragen zum Datenschutz in Qwit erreichst du uns unter: hello@useqwit.app

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Funktionen der App oder rechtliche Anforderungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung findest du unter useqwit.app/datenschutz. Das Datum oben zeigt den Stand der letzten Aktualisierung.