Angebote am Mac erstellen – und später einfach abrechnen
Mit Qwit schreibst du Angebote am Mac genauso wie Rechnungen: Kunde wählen, Bausteine einfügen, als PDF verschicken. Sagt dein Kunde zu, machst du aus dem Angebot mit einem Klick die Rechnung – oder mehrere Teilrechnungen, wenn du in Etappen abrechnest. Qwit zeigt dir jederzeit, was noch offen ist. Schon im Free-Tarif.
Kostenlos, keine Kreditkarte nötig.
Was in ein Angebot gehört
Anders als für Rechnungen schreibt das Gesetz für Angebote keine Pflichtangaben vor. Damit dein Kunde schnell zusagen kann und später kein Streit entsteht, hat sich trotzdem ein fester Inhalt bewährt:
- Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
- Angebotsnummer und Angebotsdatum
- Die Leistung, so genau wie möglich: Umfang, Menge, Einheit
- Preise netto, Umsatzsteuersatz und Bruttobetrag – oder als Kleinunternehmer der Hinweis auf § 19 UStG
- Bis wann das Angebot gilt
- Zahlungsbedingungen und, falls wichtig, der geplante Leistungszeitraum
Bietest du Privatkunden an, gehören die Endpreise inklusive Umsatzsteuer dazu (§ 3 Preisangabenverordnung). Was später auf der Rechnung stehen muss, zeigt die Pflichtangaben-Checkliste.
Wie lange ein Angebot gilt
Wer ein Angebot macht, ist daran gebunden (§ 145 BGB). Ohne Frist gilt es gegenüber einem Kunden, der nicht vor Ort ist, nur so lange, wie unter normalen Umständen mit einer Antwort zu rechnen ist (§ 147 Abs. 2 BGB). Wie lange das ist, lässt sich im Streitfall schwer sagen. Klarer ist ein Datum: Setzt du eine Annahmefrist, gilt genau diese (§ 148 BGB). Üblich sind 14 bis 30 Tage.
Kommt die Zusage erst nach Ablauf, ist sie rechtlich ein neues Angebot deines Kunden (§ 150 Abs. 1 BGB). Du kannst es annehmen oder neu kalkulieren. Willst du dich gar nicht binden, kennzeichnest du das Angebot als „freibleibend“.
In Qwit schaltest du dafür „Gültig bis“ ein. Ist das Datum bei einem gesendeten Angebot überschritten, zeigt Qwit es von selbst als „Abgelaufen“ an.
Vom Angebot zur Rechnung in drei Schritten
Schreibst du Angebote bisher in Word, tippst du für die Rechnung alles ein zweites Mal ab. In Qwit wird aus dem Angebot die Rechnung, ohne etwas neu einzutippen.
- 1
Angebot schreiben
Kunde wählen, Positionen aus deinen Bausteinen einfügen, bei Bedarf einen Rabatt je Position setzen und festlegen, bis wann das Angebot gilt. Qwit vergibt die Angebotsnummer und prüft vor dem Export mit, ob Kunde, Positionen und deine Firmendaten vollständig sind.
- 2
Als PDF verschicken
Du teilst das PDF oder legst es im Finder ab. Mit Pro öffnet Qwit eine vorausgefüllte E-Mail mit dem PDF im Anhang. Den Status „Gesendet“ setzt du selbst, denn Qwit verschickt nichts von allein.
- 3
Bei Zusage abrechnen
Über „Rechnung erstellen“ wählst du, was du jetzt abrechnest. Der Rechnungsentwurf übernimmt Steuerfall, Währung und Sprache aus dem Angebot und beginnt mit einem Bezug auf Angebotsnummer und Datum. Sobald du die Rechnung speicherst, steht das Angebot auf „Angenommen“ und ist gegen versehentliche Änderungen gesperrt.
Teilrechnungen: in Etappen abrechnen
Größere Projekte rechnest du selten auf einmal ab. Eine Teilrechnung rechnet einen Teil der Leistung ab, der fertig ist – etwa die ersten Workshop-Tage oder das abgeschlossene Konzept. Eine Abschlagsrechnung fordert dagegen eine Zahlung auf eine Leistung, die noch läuft, oft als Prozentsatz der Gesamtsumme. Für die Umsatzsteuer ist der Unterschied wichtig, weil die Steuer bei Teilleistungen und Anzahlungen zu unterschiedlichen Zeitpunkten entstehen kann.
Qwit rechnet nach Position und Menge ab: Du wählst, welche Positionen du jetzt abrechnest und wie viel davon, zum Beispiel 10 von 40 Stunden. Der Rest bleibt im Angebot offen, bis du ihn mit einer späteren Rechnung abrechnest. Beim Angebot siehst du jederzeit „Noch offen“, dann „Alles in Rechnung gestellt“ und schließlich „Alles bezahlt“. Im Dashboard summiert „Noch abzurechnen“ die offenen Beträge aller angenommenen Angebote.
Abschlagsrechnungen über einen Prozentsatz erstellt Qwit nicht. Jede Teilrechnung ist in Qwit eine eigene, vollständige Rechnung – mit Pflichtangaben-Prüfung und E-Rechnung.
Muss ein Angebot eine E-Rechnung sein?
Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt für Rechnungen, nicht für Angebote. Ein Angebot als PDF reicht, auch an Unternehmenskunden.
Anders ist es bei den Rechnungen, die aus dem Angebot entstehen, Teilrechnungen eingeschlossen: Für sie gelten die Regeln zur E-Rechnung. Qwit erstellt jede davon als PDF mit eingebetteter ZUGFeRD-E-Rechnung, für Behörden mit Pro als XRechnung. Wie der Weg zur ersten E-Rechnung aussieht, erklärt E-Rechnung erstellen als Freelancer.
Auch unterwegs im Blick
Auf dem iPhone siehst du alle Angebote mit Status und Summen. Sagt dein Kunde zu, änderst du den Status gleich unterwegs, und das PDF teilst du direkt aus der App. Welche Teilrechnungen schon entstanden sind und was noch offen ist, siehst du ebenfalls. Schreiben und abrechnen kannst du Angebote auf dem Mac.
Was Angebote in Qwit kosten
Im Free-Tarif schreibst du 5 Angebote pro Monat, dauerhaft und ohne Zeitlimit. Rechnungen und Teilrechnungen aus einem Angebot zählen zu den 5 Rechnungen pro Monat. Das Angebots-PDF entsteht im schlichten Layout.
Mit Qwit Pro schreibst du unbegrenzt Angebote und Rechnungen. Das Angebots-PDF erscheint dann im Layout deiner Firma mit Logo und Markenfarbe, du duplizierst Angebote und verschickst sie über eine vorausgefüllte E-Mail. Alle Tarife im Vergleich.
Häufige Fragen zu Angeboten.
Heute anbieten.
Später abrechnen.
Angebote, Rechnungen und E-Rechnungen aus einer Mac-App – kostenlos starten, keine Kreditkarte nötig.