E-Rechnung empfangen und öffnen am Mac
Eine XRechnung ist eine XML-Datei, die kein normales Programm als Rechnung anzeigt. Mit einem kostenlosen Viewer wird daraus in Sekunden die gewohnte Ansicht mit Absender, Positionen und Betrag, und die Datei bleibt dabei auf deinem Mac.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, Kleinunternehmer eingeschlossen. Dafür genügt laut Bundesfinanzministerium ein E-Mail-Postfach. Was du mit der Datei dann machst, steht hier.
Dieser Überblick ersetzt keine steuerliche Beratung.
Was bei dir ankommt – und was davon lesbar ist
In Deutschland begegnen dir zwei Formate. Beide erfüllen dieselbe europäische Norm, sehen im Posteingang aber völlig verschieden aus.
XRechnung: eine reine XML-Datei
Sie endet auf .xml und enthält nur Daten, keine Gestaltung. Im Texteditor siehst du Spitzklammern und Feldnamen, aber keine Rechnung. Ein Viewer setzt daraus die gewohnte Ansicht zusammen: Absender, Positionen, Beträge, Zahlungsziel.
ZUGFeRD / Factur-X: eine PDF mit eingebettetem XML
Sie sieht aus wie jede andere Rechnung und öffnet sich in der Vorschau. Die Rechnungsdaten stecken zusätzlich als XML in der Datei. Zum Lesen brauchst du davon nichts zu wissen, zum Aufbewahren schon.
Die XML-Daten sind das Original
Bei einer hybriden E-Rechnung bilden die strukturierten Daten den führenden Teil. Weicht das sichtbare PDF vom XML ab, sind die XML-Daten maßgebend, so das Bundesfinanzministerium in seinen FAQ. Fürs Lesen ändert das nichts. Fürs Aufbewahren heißt es: Die Original-Datei bleibt, wie sie ist.
Empfangen können ist Pflicht – auch für Kleinunternehmer
Die Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, kommt gestaffelt und lässt Kleinunternehmer nach § 19 UStG dauerhaft aus. Die Pflicht, sie empfangen zu können, gilt seit dem 1. Januar 2025 für jedes inländische Unternehmen, ohne Umsatzgrenze und ohne Ausnahme für Kleinunternehmer.
Viel verlangt das nicht. Das Bundesfinanzministerium formuliert es so: Für den Empfang einer elektronischen Rechnung genügt bereits ein E-Mail-Postfach. Du musst die Datei weder in ein Programm einlesen noch prüfen lassen. Aufbewahren musst du sie, und lesen willst du sie vermutlich auch.
Wann die Ausstellungspflicht für dich greift und welche Ausnahmen es gibt, steht im Überblick zur E-Rechnungspflicht.
So öffnest du eine E-Rechnung am Mac
Fünf Wege, alle kostenlos. Welcher passt, hängt davon ab, ob du eine PDF oder eine XML-Datei bekommen hast und ob die Rechnung deinen Mac verlassen darf.
Für ZUGFeRD-Rechnungen als PDF
Vorschau
Ist auf jedem Mac dabei. Die PDF liest sich wie gewohnt, das eingebettete XML zeigt die Vorschau nicht. Für reine XML-Dateien hilft sie nicht weiter.
Bei macOS dabei
Für XRechnungen und andere XML-Dateien
Qwit
Zieh die Datei auf das Qwit-Fenster oder öffne sie über „Ablage“ → „E-Rechnung ansehen …“ (⌘O). Qwit zeigt sie als gewohnte Rechnung, zum Drucken, Teilen und als PDF sichern. Nichts wird importiert oder gespeichert. Hybride PDFs öffnet Qwit nicht, dafür reicht die Vorschau.
In jedem Tarif, auch Free
Für XML und ZUGFeRD-PDF nebeneinander
Quba-Viewer
Open Source aus dem ZUGFeRD-Umfeld, als Universal-App für Intel- und Apple-Silicon-Macs. Zeigt bei hybriden Rechnungen PDF und XML-Daten gemeinsam an und läuft ohne Internetverbindung.
Kostenlos, Apache-Lizenz
Für den schnellen Blick im Browser
ELSTER-Viewer
Die Finanzverwaltung stellt unter elster.de einen Viewer bereit, ohne Konto und ohne Installation. Die Datei wird dafür hochgeladen. Für eine einzelne Rechnung zwischendurch in Ordnung, als Dauerlösung eher nicht.
Kostenlos
Für XRechnungen, die du als PDF ablegen willst
InvoiceViewer
Eine Mac-App vom Hersteller des Rechnungsprogramms GrandTotal. Zeigt XRechnungen an, sichert sie als PDF, legt sie nach Datum ab und erzeugt einen SEPA-QR-Code fürs Überweisen. Braucht macOS 11 oder neuer, Download von der Herstellerseite statt aus dem App Store.
Kostenlos
Im Mac App Store findest du außerdem Viewer, die eigentlich iPhone-Apps sind und nur auf Macs mit Apple-Chip laufen. Wirf vor dem Laden einen Blick auf die Datenschutz-Angaben: Einige finanzieren sich über Werbung oder ein Jahresabo und erfassen dafür Nutzungsdaten.
Warum kein Online-Viewer mit Upload?
Eine Rechnung enthält Namen, Adressen, Leistungen und Beträge, deine und die deiner Lieferanten. Bei einem Online-Viewer lädst du all das auf einen fremden Server, oft ohne zu wissen, was dort damit passiert. Vorschau, Qwit und Quba lassen die Datei auf deinem Mac. Der ELSTER-Viewer ist die vertretbare Ausnahme, weil dahinter die Finanzverwaltung steht und keine Werbefinanzierung.
Aufbewahren: die Datei, nicht nur das Bild
- Das Original behalten: Bei einer XRechnung ist das die XML-Datei, bei ZUGFeRD die PDF mit dem eingebetteten XML. Das PDF, das ein Viewer daraus erzeugt, ist eine Ansicht für dich. Es ersetzt die Datei nicht.
- Acht Jahre: So lange verlangt § 14b UStG die Aufbewahrung ein- und ausgehender Rechnungen. Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen.
- Ein Ordner reicht: Ein Jahresordner auf dem Mac oder das Postfach mit dem Anhang erfüllt das. Das Bundesfinanzministerium stellt klar, dass die Ablage außerhalb eines GoBD-Systems für sich genommen kein Verstoß ist. Wichtig ist, dass du die Datei nicht veränderst und wiederfindest.
- Nichts importieren müssen: Ein Viewer zeigt die Rechnung an, mehr nicht. Qwit speichert bewusst nichts davon, damit die Original-Datei das einzige Dokument bleibt.
Und wenn du selbst E-Rechnungen schreiben musst?
Für Unternehmenskunden erstellt Qwit bei jedem Export automatisch eine ZUGFeRD-Rechnung, PDF und E-Rechnung in einer Datei, schon im Free-Tarif. Öffentliche Auftraggeber verlangen eine XRechnung als reine XML-Datei, die erstellst du mit Qwit Pro. Ab wann welches Format für dich verpflichtend wird, zeigt der Überblick zur E-Rechnungspflicht. Begriffe wie Hybridformat, Peppol oder Validierung erklärt das E-Rechnungs-Glossar.
Häufige Fragen zum Empfang von E-Rechnungen.
Empfangen kannst du jetzt.
Schreiben auch.
Qwit zeigt dir empfangene E-Rechnungen an und erstellt deine eigenen als PDF und E-Rechnung in einem Schritt – auf dem Mac, ohne Buchhaltungs-Komplexität.