Rechnungsvorlage in Word oder Excel: reicht das noch?
Für Privatkunden, für Kleinunternehmer und für Beträge bis 250 Euro: ja, dauerhaft. Für Rechnungen an Firmenkunden: nur noch bis Ende 2026 beziehungsweise 2027, danach verlangt das Gesetz eine E-Rechnung, und die erzeugt keine Textverarbeitung.
Das gilt für Word und Excel genauso wie für Pages und Numbers. Und es gibt eine zweite Frage, die schon heute zählt: ob die Rechnung, die du verschickt hast, hinterher noch veränderbar ist.
Dieser Überblick ersetzt keine steuerliche Beratung.
Wofür die Vorlage weiter reicht
Drei Gruppen bleiben von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Wer nur an sie abrechnet, kann bei seiner Vorlage bleiben, solange die Pflichtangaben stimmen.
Privatkunden
Die E-Rechnungspflicht gilt nur zwischen Unternehmen. Wer an Privatpersonen abrechnet, darf dauerhaft PDF oder Papier schicken.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG
Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, dauerhaft. Ihre Rechnung folgt der kurzen Liste in § 34a UStDV und trägt den Hinweis auf die Steuerbefreiung.
Kleinbeträge bis 250 € und Fahrausweise
Rechnungen bis 250 Euro brutto bleiben als PDF oder Papier zulässig, auch an Firmenkunden. Das Bundesfinanzministerium hat das im Oktober 2025 noch einmal bestätigt.
Wo sie ab 2027 nicht mehr reicht
Für Rechnungen an Unternehmenskunden wird die E-Rechnung Pflicht: ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Eine E-Rechnung ist keine schöner gestaltete PDF, sondern eine Datei mit strukturierten Rechnungsdaten, die die Buchhaltung des Kunden automatisch einliest. Das Umsatzsteuergesetz nennt alles andere ausdrücklich „sonstige Rechnung“, auch die PDF ohne eingebettete Daten.
Eine Word- oder Excel-Vorlage erzeugt genau diese Daten nicht. Sie erzeugt ein Dokument. Deshalb hilft es auch nicht, die Vorlage sorgfältiger auszufüllen: Das Format fehlt, nicht der Inhalt.
In der Praxis kommt der Moment früher als die eigene Frist. Sobald der erste Firmenkunde eine E-Rechnung verlangt, weil sein Programm nur noch die verarbeitet, ist die Vorlage für diesen Kunden erledigt. Welche Stufe für dich gilt, steht im Überblick zur E-Rechnungspflicht.
Die Falle, die schon heute gilt: Unveränderbarkeit
Unabhängig vom Format verlangen die GoBD, dass eine gestellte Rechnung hinterher nicht mehr unbemerkt verändert werden kann. Das gilt für E-Rechnungen und für sonstige Rechnungen gleichermaßen. Eine Word-Datei im Ordner erfüllt das von sich aus nicht: Ein Klick, ein anderer Betrag, gespeichert, und niemand sieht es.
Die Lösung ist kein neues System, sondern eine Gewohnheit. Verschick die Rechnung als PDF und leg genau diese Datei unverändert ab, acht Jahre lang. Ändere nie eine bereits verschickte Rechnung in der Vorlage; ist etwas falsch, stellst du eine Stornorechnung und eine neue. Und zähl die Rechnungsnummer lückenlos hoch, auch wenn du die Vorlage kopierst.
Ein spezielles Archivsystem schreibt das Bundesfinanzministerium dafür nicht vor. Ein Ordner reicht, solange darin nichts nachträglich bearbeitet wird.
Was eine Vorlage nie prüft
Die häufigsten Fehler auf Freelancer-Rechnungen sind keine Formatfehler, sondern Lücken, die eine Vorlage nicht bemerkt:
- Steuernummer oder USt-IdNr. fehlt, weil die Vorlage das Feld nie hatte
- Rechnungsnummer doppelt vergeben oder in der Kopie nicht hochgezählt
- Leistungszeitraum vergessen, nur das Rechnungsdatum steht drauf
- Hinweis auf § 19 fehlt oder steht auf einer Rechnung mit ausgewiesener Steuer
- Beträge nach dem Versand noch einmal „kurz korrigiert“, ohne neue Rechnung
Ein Rechnungsprogramm nimmt dir genau diese Kontrolle ab. Qwit vergibt die Nummer fortlaufend, prüft vor dem Export Steuernummer oder USt-IdNr., IBAN und die Angaben zum Steuerfall, ergänzt den Hinweis auf § 19 automatisch und erstellt PDF und E-Rechnung in einem Schritt. Im Free-Tarif für bis zu fünf Rechnungen im Monat.
Wie es weitergeht
Was in jede Rechnung gehört, egal womit du sie schreibst, steht in der Pflichtangaben-Checkliste. Wie du von der Vorlage zur E-Rechnung kommst, zeigt der Einstieg E-Rechnung erstellen als Freelancer. Und die Fristen im Detail findest du im Überblick zur E-Rechnungspflicht.
Häufige Fragen zur Rechnungsvorlage.
Vorlage war gestern.
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