Pflichtangaben auf Rechnungen: die Checkliste
Eine Rechnung braucht nach § 14 Abs. 4 UStG zehn Angaben, damit dein Kunde die Vorsteuer ziehen kann. Fehlt eine, kommt die Rechnung zurück, und die Zahlung verschiebt sich. Hier ist die Liste, dazu die kürzeren Fassungen für Kleinbeträge und Kleinunternehmer und die Sonderfälle.
Stand: September 2026. Dieser Überblick ersetzt keine steuerliche Beratung.
Die Standardrechnung: zehn Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG
- Vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
Firmenname wie im Impressum, bei Privatkunden reicht der Name. Ein Postfach genügt, wenn der Kunde darüber erreichbar ist. - Deine Steuernummer oder deine USt-IdNr.
Eine von beiden genügt. Bei Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland gehört die USt-IdNr. auf die Rechnung, deine und die des Kunden. - Ausstellungsdatum
Der Tag, an dem du die Rechnung schreibst. Nicht zu verwechseln mit dem Leistungsdatum, das ist ein eigener Punkt. - Fortlaufende Rechnungsnummer
Einmalig vergeben, fortlaufend. Buchstaben, Jahreszahlen und getrennte Nummernkreise pro Kunde sind erlaubt; doppelte Nummern nicht. - Menge und Art der Leistung
Handelsübliche Bezeichnung, die eine Prüfung erlaubt: „Webdesign Startseite, 12 Stunden“ statt „Leistungen laut Absprache“. - Zeitpunkt der Leistung
Leistungsdatum oder Leistungszeitraum. Ein Monat reicht, wenn die Leistung darin erbracht wurde. Diese Angabe wird am häufigsten vergessen. - Entgelt, nach Steuersätzen aufgeschlüsselt
Der Nettobetrag je Steuersatz, dazu vereinbarte Rabatte oder Skonto, falls sie nicht schon im Preis stecken. - Steuersatz und Steuerbetrag – oder der Grund, warum keine Steuer anfällt
19 %, 7 % und der jeweilige Betrag. Fällt keine Steuer an, steht stattdessen der Hinweis auf die Befreiung, etwa nach § 19 oder § 13b UStG. - Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Kunden
Nur bei Werklieferungen oder Leistungen rund um ein Grundstück an Privatpersonen (§ 14b UStG). Für die meisten Freelancer entfällt der Punkt. - Die Angabe „Gutschrift“
Nur wenn der Kunde die Rechnung für dich ausstellt. Auf einer normalen Rechnung hat das Wort nichts verloren, auch nicht für Erstattungen.
Kleinbetragsrechnung bis 250 €
Bis 250 Euro brutto reicht die kurze Liste aus § 33 UStDV. Ab 250,01 Euro gilt die volle Liste oben.
- Dein vollständiger Name und deine Anschrift
- Ausstellungsdatum
- Menge und Art der Leistung
- Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe (der Bruttobetrag)
- Steuersatz oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung
Kleinunternehmer nach § 19 UStG
Seit 2025 hat die Kleinunternehmer-Rechnung eine eigene Liste in § 34a UStDV. Der Hinweis auf die Befreiung ist Pflicht, etwa: „Keine Umsatzsteuer ausgewiesen – Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG“.
- Vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
- Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-IdNr.
- Ausstellungsdatum
- Menge und Art der Leistung
- Entgelt in einer Summe, ohne Steuerausweis
- Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer (§ 19 UStG) gilt
- „Gutschrift“, falls der Kunde abrechnet
Sonderfälle
Reverse Charge (§ 13b UStG)
Der Kunde schuldet die Steuer. Kein Steuerausweis, dafür der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ und die USt-IdNr. beider Seiten.
Dienstleistung an ein Unternehmen in der EU
Ebenfalls ohne deutsche Umsatzsteuer, mit beiden USt-IdNrn. und dem Reverse-Charge-Hinweis. Die Leistung gehört zusätzlich in deine Zusammenfassende Meldung.
Behörde als Auftraggeber
Zusätzlich die Leitweg-ID, die dir die Behörde nennt, und in der Regel das Format XRechnung. Ohne Leitweg-ID kommt die Rechnung nicht an.
XRechnung für Behörden →Korrektur einer fertigen Rechnung
Nicht die alte Datei ändern. Du stellst eine Stornorechnung mit eigener Nummer, die Nummer und Datum der ursprünglichen Rechnung nennt, und danach eine neue.
Skonto und Rabatt
Vereinbarte Nachlässe müssen auf der Rechnung stehen, auch als Prozentsatz mit Frist („2 % Skonto bei Zahlung bis …“).
Was Qwit davon automatisch prüft
Vor dem Export prüft Qwit, ob Rechnungsnummer, Kunde, Positionen und Beträge vollständig sind und ob deine Firmendaten stehen: Name, Anschrift, E-Mail, Telefon, Steuernummer oder USt-IdNr. und die Bankverbindung. Je nach Steuerfall verlangt die Prüfung zusätzlich die USt-IdNr. des Kunden. Die Rechnungsnummer vergibt Qwit selbst, fortlaufend und ohne Doppelung; den Hinweis auf § 19 setzt es bei Kleinunternehmern automatisch auf jede Rechnung.
Zwei Dinge bleiben bei dir: Ob der Leistungszeitraum stimmt, prüft Qwit nicht, es hält ihn nur fest. Und ob die Leistung richtig beschrieben ist, kann kein Programm beurteilen.
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Wie aus einer vollständigen Rechnung eine E-Rechnung wird, steht im Einstieg E-Rechnung erstellen als Freelancer. Ob deine Vorlage dafür noch reicht, klärt Rechnungsvorlage in Word oder Excel. Die Begriffe von Reverse Charge bis Leitweg-ID erklärt das E-Rechnungs-Glossar.
Häufige Fragen zu den Pflichtangaben.
Nichts vergessen.
Ohne nachzusehen.
Qwit prüft die Pflichtangaben vor dem Export und zeigt verständlich, was noch fehlt – auf dem Mac, kostenlos für bis zu fünf Rechnungen im Monat.