E-Rechnung erstellen als Freelancer
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung als strukturierte Datei nach der Norm EN 16931, die die Buchhaltung deines Kunden automatisch einlesen kann. Sie entsteht nicht in der Textverarbeitung, sondern in einem Programm, das die Daten mitschreibt. Der Weg dorthin ist kürzer, als die Fachbegriffe vermuten lassen.
Ob und ab wann du sie stellen musst, steht im Überblick zur E-Rechnungspflicht. Hier geht es um das Wie.
Was eine E-Rechnung ist – und was nicht
E-Rechnung
Rechnungsdaten in einem festgelegten XML-Aufbau: Absender, Empfänger, Positionen, Steuer, Zahlungsziel als einzelne Felder. In Deutschland heißt das ZUGFeRD oder XRechnung. Ein Programm liest sie ohne Abtippen ein.
Sonstige Rechnung
Alles andere: Papier, eine PDF ohne eingebettete Daten, ein Foto, der Text einer E-Mail. Für Menschen lesbar, für Programme nicht. Zwischen Unternehmen läuft diese Form ab 2027 beziehungsweise 2028 aus.
Die Begriffe dahinter, von EN 16931 bis Hybridformat, erklärt das E-Rechnungs-Glossar.
Welches Format dein Kunde braucht
Firmenkunde
ZUGFeRD
Eine PDF-Datei mit eingebetteten Rechnungsdaten. Dein Kunde sieht die gewohnte Rechnung, seine Buchhaltung liest die Daten. Für fast alle Rechnungen zwischen Unternehmen die richtige Wahl.
ZUGFeRD am Mac erstellen →Behörde oder öffentliche Einrichtung
XRechnung
Eine reine XML-Datei ohne PDF, mit der Leitweg-ID des Auftraggebers als Pflichtfeld. Die Portale von Bund und Ländern nehmen nichts anderes an.
XRechnung für Behörden →Privatkunde, Kleinunternehmer, Kleinbetrag
PDF reicht
Hier verlangt niemand eine E-Rechnung, auch nach 2028 nicht. Eine ordentliche PDF mit allen Pflichtangaben bleibt zulässig; freiwillig darfst du trotzdem eine E-Rechnung schicken.
Reicht die Vorlage noch? →In fünf Schritten zur E-Rechnung
- Firmendaten einmal vollständig
Name, Anschrift, E-Mail, Telefon, Steuernummer oder USt-IdNr. und IBAN. In der E-Rechnung sind Kontakt und Bankverbindung Pflichtfelder, anders als auf dem Papier. - Kunde mit den Angaben, die sein Fall braucht
Bei Firmenkunden die USt-IdNr., wenn du ins EU-Ausland leistest. Bei Behörden die Leitweg-ID aus der Beauftragung. Einmal hinterlegt, gilt es für jede weitere Rechnung. - Positionen und Leistungszeitraum
Jede Position mit handelsüblicher Bezeichnung, Menge, Preis und Steuersatz. Dazu der Leistungszeitraum, die am häufigsten vergessene Angabe. - Pflichtangaben prüfen
Vor dem Export einmal durch die Liste: Nummer, Datum, Leistung, Steuer, Hinweise für Sonderfälle. Ein Rechnungsprogramm nimmt dir den Großteil ab. Die Checkliste → - Exportieren und versenden
Als ZUGFeRD-PDF per E-Mail an den Kunden, als XRechnung ins Portal der Behörde. Die verschickte Datei legst du unverändert ab. Sicher per E-Mail versenden →
Womit du sie erstellst
Vier Wege, mit ehrlichen Grenzen. Entscheidend ist, dass am Ende strukturierte Daten entstehen und die Rechnung danach unverändert abgelegt wird.
Rechnungsprogramm
Erstellt PDF und E-Rechnung aus einer Eingabe, vergibt Nummern, prüft Pflichtangaben, archiviert den Export. Qwit macht genau das, lokal auf dem Mac: ZUGFeRD im Free-Tarif, XRechnung mit Pro.
Buchhaltungssuite
Kann E-Rechnungen ebenfalls, bringt aber Banking, Belege und Steuermeldungen mit, die ein Freelancer oft nicht braucht und mitbezahlt.
Vergleich mit sevDesk →Online-Generator
Formular ausfüllen, Datei herunterladen. Schnell für eine einzelne Rechnung. Deine Kundendaten liegen dabei auf einem fremden Server, und Nummernkreis, Kundenstamm und Archiv fehlen.
Word, Excel, Pages, Numbers
Erzeugen ein Dokument, keine strukturierten Daten. Für Privatkunden, Kleinunternehmer und Kleinbeträge weiter in Ordnung, für Firmenkunden ab 2027 nicht mehr.
Wofür die Vorlage noch reicht →Danach: empfangen, aufbewahren, prüfen
Die Gegenrichtung gehört dazu: Seit 2025 musst du E-Rechnungen auch empfangen können. Wie du eine XML-Datei am Mac öffnest und acht Jahre richtig ablegst, zeigt E-Rechnung empfangen und öffnen am Mac. Eine digitale Signatur brauchst du dafür übrigens nicht, weder beim Senden noch beim Empfangen: warum die E-Rechnung keine Signatur braucht.
Häufige Fragen zum Erstellen von E-Rechnungen.
Deine erste E-Rechnung.
Heute noch.
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