Rechnungen per E-Mail versenden – was das OLG-Urteil bedeutet
Ende 2024 hat das Oberlandesgericht Schleswig-Holstein entschieden, dass ein Betrieb seinen Werklohn nicht erneut verlangen kann, nachdem seine per Mail versandte Rechnung manipuliert und das Geld an Betrüger überwiesen wurde. Seitdem kursiert die Frage, ob man Rechnungen überhaupt noch per E-Mail schicken darf.
Die kurze Antwort: ja. Die längere steht hier – mitsamt der Gegenentscheidung eines anderen Oberlandesgerichts. Diese Seite gibt den Stand wieder und ersetzt keine Rechtsberatung.
Der Fall
Ein Handwerksunternehmen stellte einer privaten Auftraggeberin eine Schlussrechnung über 15.000 € und schickte sie als PDF-Anhang per E-Mail. Unbekannte fingen die Nachricht auf dem Übertragungsweg ab, tauschten im PDF die Kontodaten aus und leiteten sie weiter. Die Kundin zahlte – auf das Konto der Betrüger.
Als der Betrieb die Zahlung erneut verlangte, verweigerte sie diese. Das Landgericht gab zunächst dem Unternehmen recht. Das OLG Schleswig-Holstein kippte das Urteil am 18. Dezember 2024 (Az. 12 U 9/24): Der Kundin stehe ein Schadensersatzanspruch aus Art. 82 DSGVO zu, den sie der Werklohnforderung entgegenhalten könne. Die vom Betrieb genutzte Transportverschlüsselung sei nicht ausreichend gewesen, um die Daten zu schützen.
Wirtschaftlich heißt das: Der Betrieb hat gearbeitet, die Rechnung gestellt – und sein Geld nicht bekommen.
Warum das Urteil nicht das letzte Wort ist
Es steht ziemlich allein. Das OLG Karlsruhe (Az. 19 U 83/22) hat für den Versand von Rechnungen entschieden, dass eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung nicht erforderlich ist. Und die Datenschutzkonferenz der deutschen Aufsichtsbehörden hält in ihrer Orientierungshilfe vom 16. Juni 2021 eine Transportverschlüsselung grundsätzlich für ausreichend, solange keine besonderen Datenkategorien nach Art. 9 DSGVO betroffen sind.
Das Schleswiger Urteil verlangt zudem nicht ausdrücklich Ende-zu-Ende-Verschlüsselung als einzigen Weg. Auch eine Absicherung der PDF-Datei, etwa durch eine elektronische Signatur, käme in Betracht.
Für die Praxis heißt das: Es gibt keine klare Vorgabe, an die man sich halten könnte. Es gibt ein erhöhtes Risiko und ein paar Maßnahmen, die wenig kosten und viel bringen.
Was in der Praxis hilft
Der Schaden entsteht nicht dadurch, dass jemand die Rechnung mitliest, sondern dadurch, dass die geänderte Bankverbindung niemandem auffällt. Da setzen die wirksamsten Maßnahmen an.
Bankverbindung über einen zweiten Weg bestätigen
Die wirksamste Maßnahme kostet nichts. Bei neuen Kunden und bei jeder geänderten Kontonummer kurz anrufen. Betrugsmaschen leben davon, dass niemand nachfragt.
Kunden aktiv darauf hinweisen
Ein Satz in der Rechnungsmail: Bankverbindung geändert? Nie ohne telefonische Rückfrage überweisen. Das schützt beide Seiten und macht deutlich, dass du das Thema kennst.
Selbst misstrauisch bleiben
Wenn dein Kunde von einer Kontoänderung schreibt, die du nicht veranlasst hast, ist das ein Warnsignal – dann läuft die Manipulation womöglich in die andere Richtung.
Bei hohen Beträgen den Weg wechseln
Ein Kundenportal, ein signiertes PDF oder schlicht die Post sind sicherer als eine offene Mail. Für die Schlussrechnung eines großen Projekts kann sich der Mehraufwand lohnen.
Was das mit der E-Rechnung zu tun hat
Wenig – und das ist eine wichtige Unterscheidung. Ob eine Rechnung umsatzsteuerlich gilt, hängt an Inhalt und Format. Ob sie sicher beim Empfänger ankommt, hängt am Übertragungsweg. Das Urteil betrifft ausschließlich die zweite Frage.
Deshalb macht eine E-Rechnung den Versand weder sicherer noch unsicherer. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteten Daten und reist wie jedes andere PDF. Und eine Signatur ist steuerlich nicht vorgeschrieben, kann als Manipulationsschutz aber trotzdem sinnvoll sein.
Wie Qwit versendet
Qwit verschickt nichts selbst. Die App erstellt PDF und E-Rechnung und übergibt die fertige Mail an dein Mailprogramm – es gibt keinen Server und kein Konto dazwischen. Der Versandweg bleibt damit vollständig bei dir: Welche Verschlüsselung dein Mailanbieter nutzt und ob du für einen großen Betrag lieber einen anderen Weg wählst, entscheidest du selbst.
Häufige Fragen zum Rechnungsversand.
Rechnung schreiben.
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