Angebote

Die Angebotsliste

Alle Angebote findest du in der Seitenleiste unter „Angebote“ (⌘2), direkt über den Rechnungen. Die Liste gruppiert nach Monat und Jahr, oben zeigen dir Kacheln die Summen für Gesendet, Abgelaufen und Angenommen. Sobald die Liste länger wird, helfen dir Suche und Statusfilter. Den Status änderst du direkt in der Liste, ohne das Angebot zu öffnen.

Ein Angebot anlegen

Ein neues Angebot startest du mit „Neues Angebot“ (⌘N) in der Angebotsliste, über die Karte „Neues Angebot erstellen“ im Dashboard oder im Kundenprofil über „…“ → „Neues Angebot“. Das Angebot öffnet sich in einem eigenen Fenster.

Angebotsnummer und Gültigkeit

Die Angebotsnummer vergibt Qwit automatisch, ab Werk im Format AN-2026-001. Wie sie aufgebaut ist, legst du unter „Mein Unternehmen“ fest, auf Wunsch auch je Kunde im Kundenprofil unter „Angebotsnummer“. Angebote haben einen eigenen Nummernkreis, getrennt von den Rechnungen.

Neben dem Angebotsdatum kannst du „Gültig bis“ einschalten. Ist das Datum bei einem gesendeten Angebot überschritten, zeigt Qwit es von selbst als „Abgelaufen“ an. Warum ein Datum hilft, erklärt Angebote am Mac erstellen.

Positionen und Texte

Positionen funktionieren wie in der Rechnung: Bausteine einfügen, per Ziehen sortieren, Rabatte in Prozent oder als Betrag geben, Notizen ergänzen. Steuerfall, Sprache und Währung wählst du wie bei Rechnungen.

Anschreiben und Hinweise für Angebote sind eigene Texte, getrennt von denen für Rechnungen. Deine Standardtexte legst du unter „Mein Unternehmen“ und im Kundenprofil in der Karte „Angebotstexte“ fest, zusammen mit Betreff und Text der E-Mail und auf Wunsch einem eigenen Empfänger. Als Textbaustein gespeichert, fügst du einen Angebotstext über „Baustein einfügen“ in jedes Angebot ein. In eine Rechnung wandern Angebotstexte nie.

Prüfen und als PDF verschicken

Vor dem Export prüft Qwit mit, ob Angebotsnummer, Angebotsdatum, Kunde und mindestens eine Position da sind, ob „Gültig bis“ nach dem Angebotsdatum liegt und ob Firmenname und Anschrift vollständig sind. Eine Bankverbindung braucht ein Angebot nicht.

Angebote entstehen als PDF. Eine E-Rechnung gibt es dafür nicht, denn ein Angebot ist keine Rechnung. Im Free-Tarif erscheint das PDF im schlichten Layout, mit Pro im Layout deiner Firma mit Logo und Markenfarbe. Nach dem Export teilst du das PDF, zeigst es im Finder oder öffnest mit Pro eine vorausgefüllte E-Mail mit dem PDF im Anhang. Den Status „Gesendet“ setzt du danach selbst.

Der Status eines Angebots

• Entwurf – du arbeitest noch daran.
• Gesendet – das Angebot liegt bei deinem Kunden.
• Abgelaufen – „Gültig bis“ ist verstrichen. Das erkennt Qwit von selbst.
• Angenommen – dein Kunde hat zugesagt.
• Abgelehnt – daraus wird nichts. Abgelehnte Angebote zählen in keiner Summe mit.

Rechnung oder Teilrechnung erstellen

Sagt dein Kunde zu, wählst du im gespeicherten Angebot „Rechnung erstellen“. Im Fenster „Rechnung aus Angebot erstellen“ sind alle offenen Positionen mit ihrer vollen Menge ausgewählt. Willst du nur einen Teil abrechnen, wählst du Positionen ab oder verringerst die Menge. Jede Zeile zeigt, was noch offen ist, zum Beispiel „Offen: 30 von 40 Std.“.

Daraus entsteht ein Rechnungsentwurf. Steuerfall, Währung und Sprache kommen aus dem Angebot, Zahlungsziel und Rechnungsnummer aus dem Kundenprofil. Das Anschreiben beginnt mit einem Bezug auf Angebotsnummer und Datum, den du frei ändern kannst. Im Rechnungseditor zeigt der Chip „Aus Angebot …“, woher die Rechnung stammt. Trägst du dort mehr ein, als im Angebot offen ist, weist Qwit dich mit „Mehr als im Angebot offen“ darauf hin.

Sobald du die erste Rechnung speicherst, steht das Angebot auf „Angenommen“. Jede Teilrechnung ist eine vollständige Rechnung mit Pflichtangaben-Prüfung und E-Rechnung, siehe Rechnungen.

Was noch offen ist

Im Angebot siehst du unter „Teilrechnungen“ jede Rechnung mit Nummer, Datum, Status und Betrag, darunter „Noch offen“, „Alles in Rechnung gestellt“ oder „Alles bezahlt“. In der Angebotsliste klappst du die Teilrechnungen direkt auf, und im Dashboard summiert „Noch abzurechnen“ den offenen Rest aller angenommenen Angebote.

Eine gespeicherte Rechnung zählt schon als abgerechnet, auch solange sie noch ein Entwurf ist. Stornierst du eine Rechnung, ist ihre Menge im Angebot wieder offen.

Angenommene Angebote sind gesperrt

Damit die angenommene Fassung nicht versehentlich geändert wird, sperrt Qwit angenommene Angebote. Musst du doch etwas ändern, wählst du „…“ → „Entsperren“. Ein Angebot, zu dem es schon Rechnungen gibt, lässt sich nicht löschen – auch dann nicht, wenn diese storniert sind.

Duplizieren und Tarife

Mit Pro duplizierst du ein Angebot: Die Kopie bekommt eine neue Nummer, das heutige Datum und dieselbe Gültigkeitsdauer. Im Free-Tarif schreibst du bis zu 5 Angebote pro Monat. Rechnungen aus einem Angebot zählen zu den 5 Rechnungen pro Monat. Mit Pro ist beides unbegrenzt.

Auf dem iPhone

Im Tab „Angebote“ siehst du alle Angebote mit Status, Summen und Teilrechnungen, änderst den Status und teilst das PDF. Schreiben, bearbeiten und in Rechnungen umwandeln kannst du Angebote auf dem Mac. Mehr dazu unter iPhone-App & Kurzbefehle.