Rechnungen

Die Rechnungsliste

Alle Rechnungen findest du in der Seitenleiste unter „Rechnungen“ (⌘2). Die Liste gruppiert nach Monat und Jahr, oben zeigen dir drei Kacheln die Summen für Offen, Überfällig und Bezahlt. Mit Suche und Statusfilter findest du jede Rechnung in Sekunden, und den Status änderst du direkt in der Liste – ohne die Rechnung zu öffnen.

Der Status einer Rechnung

Jede Rechnung durchläuft klar benannte Zustände:

• Entwurf – du arbeitest noch daran.
• Export bereit – alle Pflichtangaben sind da.
• Offen – die Rechnung ist raus, das Geld noch nicht.
• Überfällig – das Fälligkeitsdatum ist verstrichen. Das erkennt Qwit von selbst.
• Bezahlt – erledigt.
• Storniert – per Stornorechnung korrigiert, siehe GoBD, Verlauf & Storno.

Der Editor

Der Editor führt dich in ruhigen Abschnitten durch die Rechnung: Rechnungsdetails, Kunde, Leistungen & Positionen, Sprache & Währung sowie Zahlungsbedingungen & Hinweise. Die Rechnungsnummer vergibt Qwit automatisch und fortlaufend – nach dem Format, das du einmal festlegst, auf Wunsch auch je Kunde. Rechts siehst du jederzeit Netto, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag.

Positionen

Jede Leistung ist eine Position mit Menge, Einheit (Stunden, Tag, Stück oder Pauschal) und Preis. Du kannst Positionen per Ziehen umsortieren, einzelne Rabatte als Prozent oder Betrag geben und eine Notiz ergänzen. Am schnellsten arbeitest du mit Bausteinen: einmal angelegt, fügst du eine Leistung mit einem Klick ein – und sicherst umgekehrt jede Position als neuen Baustein. Mehr dazu unter Bausteine.

Daten und Fälligkeit

Neben dem Rechnungsdatum hält Qwit das Leistungsdatum oder den Leistungszeitraum fest – eine Pflichtangabe, die oft vergessen wird. Das Fälligkeitsdatum ergibt sich aus deinem Zahlungsziel und steuert, wann eine Rechnung als überfällig gilt.

Bestellnummer und Käuferreferenz

Wenn dein Kunde eine Bestellnummer oder eine Käuferreferenz erwartet, blendest du die Felder bei Bedarf ein. Die Käuferreferenz ist zugleich die Leitweg-ID für Behörden – ist sie hinterlegt, bietet Qwit beim Export die XRechnung an.

Zahlungserinnerung

Bleibt eine Rechnung überfällig, erinnerst du mit wenigen Klicks per E-Mail daran – auf Basis einer Vorlage, die du unter „Mein Unternehmen“ anpasst. Die Zahlungserinnerung ist Teil von Pro.

Duplizieren und Übersichten

Wiederkehrende Rechnungen musst du nicht neu aufbauen: „Duplizieren“ erstellt eine Kopie mit neuer Nummer und frischem Datum (Teil von Pro). Für den Jahresabschluss oder die Steuerberatung exportierst du außerdem eine Übersicht aller Rechnungen – als einfache Textdatei in jedem Tarif, als Excel-Tabelle oder PDF-Bericht mit Pro.